7 trucs et astuces avancés de Microsoft Outlook pour faire de vous un utilisateur professionnel

Logiciel Xiaobai  2022-10-12 11: 08  lire 157 vues

Vous ouvrez probablement Outlook tous les jours et utilisez certaines de ses fonctionnalités amusantes telles que le balisage, le tri et l'archivage.Bien que ces fonctionnalités facilitent déjà la gestion de votre messagerie, il existe d'autres outils Outlook disponibles qui peuvent faire passer votre organisation de messagerie au niveau supérieur.

 

Ensuite, nous vous expliquerons sept conseils et astuces Outlook avancés que vous voudrez peut-être consulter la prochaine fois que vous ouvrirez votre boîte de réception.

1. Répondez aux e-mails en double avec des widgets rapides

 

Vous arrive-t-il de taper le même contenu d'e-mail encore et encore ?Peut-être que vos collègues posent tout le temps les mêmes questions ou que vous continuez à faire les mêmes annonces tous les mois.Dans ce cas, Quick Parts sera votre meilleur ami.

Une collection de contenu réutilisable, appelée widgets rapides, est l'un des meilleurs moyens d'améliorer votre flux de travail dans Outlook.Vous pouvez accéder à la fonctionnalité à partir de l'onglet Insertion chaque fois que vous répondez à (ou créez un nouveau) e-mail.

Pour ajouter un nouvel extrait aux parties rapides, ouvrez simplement un nouvel e-mail, saisissez votre message ou votre phrase et mettez le texte en surbrillance.Ensuite, accédez à Insertion > Pièces rapides > Enregistrer la sélection dans la bibliothèque de pièces rapides.Vous pouvez commencer à utiliser cet extrait à tout moment.

2. Utilisez des modèles d'e-mails pour réutiliser les messages fréquemment utilisés

 

Semblables aux parties rapides, les modèles d'e-mail dans Outlook vous aident à gagner du temps en réutilisant les messages précédemment écrits.Vous n'avez plus besoin de saisir à nouveau le même e-mail car il vous suffit d'appeler votre modèle d'e-mail prédéfini.Son avantage par rapport aux widgets rapides est qu'au lieu de simplement remplir le corps, vous pouvez également renseigner le sujet et le destinataire.

Pour créer un modèle d'e-mail, créez simplement un nouvel e-mail et entrez vos informations.Vous pouvez choisir de laisser les lignes de destinataire et d'objet vides.Ensuite, allez dans Fichier > Enregistrer sous.Enregistrez les e-mails en tant que modèles Outlook dans le dossier par défaut.

Pour utiliser ce modèle, cliquez sur "Nouveau projet" dans "Accueil".Sélectionnez "Plus d'éléments" > "Sélectionner des tables" et remplacez la colonne "Afficher" par "Modèles utilisateur dans le système de fichiers".Là, vous pouvez choisir un modèle d'e-mail que vous avez créé précédemment.

3. Simplifiez les opérations fréquentes avec des étapes rapides

 

Les étapes rapides sont une aubaine pour ceux qui effectuent souvent la même série d'actions pour les e-mails entrants.Par exemple, lorsque vous recevez des e-mails urgents de collègues après les heures de bureau, vous les marquez, modifiez le statut en très important et envoyez une réponse en disant : "Je vous répondrai demain".

Si vous n'aimez pas passer plus de 30 secondes à traiter des e-mails comme celui-ci, c'est probablement trop fastidieux.Ainsi, au lieu d'effectuer manuellement les étapes ci-dessus, vous pouvez automatiser vos actions directement avec Quick Steps.

Vous pouvez facilement trouver cette fonctionnalité sur l'onglet "Accueil" de votre application Outlook.Il existe déjà des étapes rapides par défaut ici, comme "Terminé", qui marque l'e-mail comme terminé, le déplace vers un dossier et le marque comme lu. "Au responsable", qui transfère le message à votre responsable ; et "Répondre et supprimer", qui envoie une réponse et supprime le message d'origine.Cependant, vous pouvez également personnaliser votre propre ensemble d'actions.

4. Créez des règles pour mieux gérer les e-mails

 

Les règles sont quelque peu similaires aux étapes rapides en ce sens qu'elles vous permettent également de gérer les e-mails entrants (et sortants) d'une manière spécifique.Par exemple, une règle peut déplacer des messages anonymes vers un dossier d'archivage et les marquer comme lus.Vous pouvez également utiliser des règles pour vous mettre automatiquement en CC ou en Cci dans Outlook.

Contrairement aux étapes rapides, cependant, où vous devez sélectionner une étape rapide avant de pouvoir l'appliquer aux messages, les règles sont automatiques.L'action que vous choisissez sera appliquée automatiquement chaque fois que vous recevrez un e-mail correspondant aux critères que vous avez définis dans la règle.Cela élimine beaucoup de stress lié à l'organisation de votre boîte de réception.Vous pouvez créer vos propres règles en accédant à Accueil > Règles > Créer une règle.

5. Envoyez des réponses automatiques d'absence du bureau lorsque vous êtes absent

 

À moins que vous ne soyez un super bourreau de travail et que vous ayez peur de manquer quelque chose, vous n'aimez probablement pas consulter vos e-mails pendant vos vacances.Cependant, vous n'aimez pas non plus vous soucier de vos collègues et de vos clients.C'est pourquoi il est important de mettre en place des réponses automatiques avant de repasser en mode travail.

Le répondeur automatique est comme son nom l'indique.Lorsqu'il est activé pour une période de temps spécifique, les personnes qui vous envoient un e-mail pendant cette période recevront automatiquement une réponse au message que vous avez écrit dans les paramètres de votre répondeur automatique.Pour en créer un, accédez à Fichier > Messages > Réponse automatique.

6. Utilisez la fonction de nettoyage pour organiser facilement votre boîte de réception

 

Lorsque vous rentrez de vacances, la dernière chose que vous souhaitez est une boîte de réception remplie de centaines d'e-mails indésirables.Bien que vous ne puissiez pas empêcher cela, il existe un moyen de rendre Outlook moins distrayant : la fonction de nettoyage.

Cela supprime les informations redondantes des fils de discussion, ce qui vous permet de lire moins d'informations tout en comprenant l'intégralité de la conversation.Par exemple, vous et Claire recevez un e-mail de Louie.Claire a répondu et a inclus le message original de Louie dans sa réponse.Clean Up supprimera alors le message de Louie, puisque son contenu est déjà disponible dans la réponse de Claire.

Si vous craignez que cette fonctionnalité ne supprime des e-mails importants, vous pouvez toujours vous diriger vers le dossier "Éléments supprimés", où les doublons seront déplacés.Pour utiliser le nettoyage, accédez à l'onglet Accueil et cliquez sur Nettoyer dans la section Supprimer.

7. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les informations importantes

 

Si vous êtes quelqu'un qui reçoit des centaines d'e-mails par jour, il est facile de perdre la trace des e-mails les plus importants, comme ceux de votre patron ou de vos clients.C'est là que la mise en forme conditionnelle entre en jeu.

Cette fonctionnalité Outlook vous permet de personnaliser certains e-mails pour qu'ils sortent de votre boîte de réception.Par exemple, vous pouvez créer un format conditionnel qui change la police de l'e-mail de votre patron en Comic Sans.Vous pouvez également créer n'importe quel e-mail avec "Réunion" dans la ligne d'objet rose vif.Vous pouvez trouver les paramètres de mise en forme conditionnelle dans Affichage > Paramètres d'affichage.

Devenez un expert de Microsoft Outlook avec ces trucs et astuces

Ces sept trucs et astuces avancés ne sont que la peau de ce que Outlook peut faire.Plus vous utilisez cette application, plus vous découvrirez de nouvelles fonctionnalités utiles qui vous aideront à améliorer la gestion de votre messagerie.

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