Comment utiliser les étapes rapides dans Microsoft Outlook

Logiciel Xiaobai  2022-10-18 16: 51  lire 114 vues

Microsoft Outlookest le client de messagerie préféré de nombreuses personnes.Il est facile à utiliser, possède de nombreuses fonctionnalités d'amélioration de la productivité et est souvent utilisé dans les environnements d'entreprise.Vous répétez souvent les actions d'une journée dans Outlook.

Heureusement, Microsoft a inclus une belle fonctionnalité d'amélioration de la productivité appeléeÉtapes rapides, pour aider à automatiser une série d'étapes.Ensuite, nous vous dirons quelles sont les "étapes rapides" et comment vous pouvez en tirer le meilleur parti pour être plus productif dans Outlook.

 

quel estMicrosoft Outlookétapes rapides?

Étapes rapidesest une fonctionnalité de productivité facile à utiliser dans Outlook 2013 et versions ultérieures.Il permet d'automatiser rapidement une série d'actions multiples répétitives.L'avantage supplémentaire de l'automatisation de ces tâches est qu'il est plus facile de gérer plusieurs boîtes aux lettres en même temps, tout en vous faisant gagner un temps précieux chaque jour.

Vous pouvez utiliser des étapes rapides dans différentes situations.Un cas d'utilisation quotidien peut consister à déplacer automatiquement un e-mail vers un dossier spécifique, tout en transférant un e-mail à un collègue et en le marquant comme critique en un seul clic.

Par défaut, Microsoft Outlook vous propose certaines actions rapides fréquemment utilisées.Vous pouvez les utiliser telles quelles ou personnaliser les étapes rapides par défaut en fonction de vos besoins.Si cela ne suffit pas, vous pouvez créer une étape rapide personnalisée pour améliorer votre flux de travail quotidien.

Utiliser les étapes rapides par défaut dans Microsoft Outlook

Sur Microsoft Outlook, vous pouvez facilement utiliser les étapes rapides par défaut. Il existe quatre étapes rapides prédéfinies dans Outlook (dans le cadre d'Office 365) : Déplacer vers, Vers le responsable, E-mail d'équipe et Répondre et supprimer.

Vous devez les configurer avec les adresses e-mail des destinataires et les dossiers préférés corrects avant de pouvoir les utiliser pour la première fois.Pour utiliser Passer aux étapes rapides, procédez comme suit :

1. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Déplacer vers dans la section Étapes rapides.

 

2. Dans la boîte de dialogue "Première configuration", sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le message et renommez l'étape rapide si nécessaire.

3. Cliquez sur "Enregistrer" et vous pouvez rapidement déplacer le message.

4. Sélectionnez les messages que vous souhaitez déplacer vers un autre dossier et cliquez sur les étapes rapides enregistrées dans l'onglet principal. Outlook déplacera le courrier directement vers le dossier configuré.

Vous pouvez également configurer d'autres étapes rapides par défaut de la même manière.

Comment créer une étape rapide personnalisée dans Microsoft Outlook

Si vous trouvez que les étapes rapides par défaut ne correspondent pas à votre flux de travail, vous pouvez facilement créer une étape rapide personnalisée.Cela peut être aussi simple qu'une simple action comme supprimer ou transférer un e-mail, ou il peut s'agir d'une série d'actions comme transférer un e-mail à un collègue, puis le déplacer vers un dossier dédié.

Une fois configuré, vous pouvez automatiser ces tâches rigoureuses en un seul clic.Pour cet exemple, nous allons créer une étape rapide personnalisée dans Microsoft Outlook :

1. Déplacer les e-mails vers un autre dossier

2. Marquer les messages comme non lus

3. Transférer des e-mails à des collègues

4. Marquez les messages comme importants

Voici notre méthode de configuration :

1. Sélectionnez l'option Créer nouveau dans le groupe d'onglets Étapes rapides sous Accueil.

 

2. Donnez un nom à votre Quick Step dans la colonne "Nom" (nous l'appellerons "Démo").

3. Dans le menu déroulant de la section Actions, sélectionnez d'abord Déplacer vers le dossier, puis sélectionnez le dossier de destination.

4. Cliquez sur le bouton Ajouter une action et sélectionnez Marquer comme non lu.

5. Encore une fois, cliquez sur "Ajouter une action", configurez le transfert d'e-mails et sélectionnez Transférer.

6. Dans le champ À..., entrez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez transférer l'e-mail ou sélectionnez-en une dans votre carnet d'adresses.

 

7. Enfin, nous voulons cliquer sur Ajouter une action pour inclure les états des drapeaux.

8. En option, vous pouvez également définir une touche de raccourci dans le menu déroulant.

9. Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur Terminer.

10. Vous pouvez utiliser vos étapes rapides personnalisées ou les touches de raccourci configurées dans la section Étapes rapides.

Microsoft Outlook est plus efficace que jamais

Les étapes rapides dans Microsoft Outlook prouvent la réputation d'Outlook en tant que client de messagerie professionnel qui simplifie les tâches quotidiennes.Cela devrait vous éviter bien des ennuis si vous passez beaucoup de temps à traiter des e-mails chaque jour.

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